会議の効率を飛躍的に向上させるための方法5選！無駄な時間を過ごさないために

多くの労働者が疑問に感じている不満のひとつに「会議」というものがあります。「この定例会議がなくなれば、もっと早く帰れるのになぁ…」や「会議に出ても怒られるだけだしなぁ…。」と嫌々参加している方も多いのではないでしょうか？

一方で、マネジメント層から見ると、「会議で怒らないと社員が動かない」「会議があれば業務が効率的に進められる」なんて思ってしまっています。中には、「忙しい役員である俺の時間を使ってやっている」なんて思ってしまう方もいらっしゃいますから、いかに労使で会議に対する思惑がすれ違っているのかということを身をもって実感してきました。

このような会議で何も生まれるはずがなく、結局ダラダラと定例会議をこなすことに意味など何もないのです。以下では、そんな会議の効率を飛躍的に向上させるための方法についてご紹介していきたいと思います。

間違った会議の方向性とは

よく海外の先進企業を真似て取り入れようとする経営者がいますが、業種も違えば参加する人間も違うのに、真似をしても意味がありません。「Appleがこんな会議をしているからこれがいいんだ！」「Amazonは30分間沈黙してから会議に入るらしい！うちも真似しよう」と、バカの一つ覚えのように事例を取り入れても何の意味もありません。

最も重要なことは、本質的な会議の意味を考え、その本質を遂げるためにどのようなことをすれば良いかということです。そして、何よりも全員が同じ方向を向いていること。これを考えずして会議で何かを生み出そうというのは不可能です。

大企業の場合は33,000時間

日本の大企業が年間で不要な会議のために使っている時間は33,000時間だと言われています。もちろん、一人の時間ではなく社員全員の時間で33,000時間なのですが、例えば全員が時給2,000円の社員だったとしても6,600万円という費用を会議に使っている計算になります。

小規模な会社でも、従業員20人が参加する会議が一週間で3時間あったとしても、60時間×52週間×2000円で年間624万円も使っていることになります。
このように考えた時に、本当にその会議は必要になるのでしょうか？624万円を使って何か価値を見出すことはできたのでしょうか？

もし、役員に進捗を報告するだけの会議なのであれば、役員だけが20分を使って把握できるものではないのでしょうか？その会議をしている時間に社員が生産出来なかったものも合計すると、本当にそれだけの価値があるのでしょうか？

目的のない会議に意味はない

会議の参加者が納得できる目的がない会議はやる意味がありません。とあるIT企業では、会議は自由参加にしているそうです。
自分が参加する必要がない会議には参加せず、報告することや提言したいことがある場合にのみ参加するという形式にしているそうです。

これは、会議の目的がしっかり全社員で共通理解があるからこそできることです。

会議を効率化する方法5選

さて、前置きが長くなってしまいましたが、以下では会議を効率化するためのアイデア5選をご紹介していきたいと思います。

1.ストップウォッチを置く

ストップウォッチを置いて会議をすることで、会議に参加している社員全員に時間を意識させることができます。
「これだけ時間が経ってるのに何も決まっていない」という状況ですね。

時間を意識させることで、人は何かしらのアイデアを出そうと必死になります。

2.報告事項は事前にまとめておく

会議において最も無駄な時間は、説明の時間です。そもそも意志決定者が全容を把握できていないことが問題なのですが、報告や説明にかける時間というのは無駄極まりないです。
これを解消するためにも、事前に説明が必要なことは、テキストベースでも良いので共有しておくようにしましょう。

3.横道に逸らさない

何かの報告をしているときやアイデア出しをしている時に「そういえば、あれどうなったっけ？」と身勝手な発言をする人がいます。
するとどんどん横道にそれて、本題から遠のいてしまう経験は誰にでもあると思います。

「この会議では何を決めるのか」ということを明確にして、横道に逸れそうになったときは話を止めて軌道修正をするようにしましょう。
また、何か確認したいことが出てきてもどこかにメモをとって会議が終わった後に聞くように心がけましょう。

4.参加者を少なくする

会議には、本当に会議が必要な人員だけを参加させましょう。無駄に会議に参加させるのは、そもそも従業員の時間の無駄にしかなりませんし、知識なく参加させると会議の邪魔にしかなりません。
「え、これどういうこと？」なんて言い出したらその説明にまた時間が取られてしまいます。

また、参加者が多くなれば多くなるほど、会議が色々な方向に行きやすくなってしまいます。かのスティーヴ・ジョブスは、「参加者が多すぎる」という理由で有識者会議への参加を拒んだそうです。
Appleでは、議論が錯綜するという理由で今も会議の参加人数は最低限にするように心がけているそうです。

5.会議にものは持ち込まない

PCを持ち込むと、どうしても作業を始める人が出てきます。会議に参加しているにも関わらず、PCの画面を見て、「え、今のところ聞き逃した！」なんて言い出したら邪魔でしかありません。
作業が必要な場合はそもそも会議に参加させないようにして、会議に参加する人間はできるだけモノを持ち込まないように心がけましょう。

会議を効率化するアイデアまとめ

1. ストップウォッチを置いて時間を意識させる
2. 事前に報告・説明事項をまとめた資料を共有しておく
3. 会議以外のことは話さず、横道にそれそうになったら一旦止める
4. 参加者を少なくする
5. 必要最低限のものしか持ち込まない

オントークを活用して会議の効率化もできる！

オントークというビデオコミュニケーションツールを利用することで、遠方にいる従業員との会議も可能になります。
また、オントークには自動議事録機能があるため、会議で話した内容を後から見返すことや、やむなく参加できなかったメンバーに会議の内容を共有することもできます。
本来の用途とは異なりますが、ビデオコミュニケーションツールの便利な活用方法の一つとして非常に有用です。

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