アポに繋がる営業メールの書き方とは？効果が増大するたった3つのコツ

営業でファーストコンタクトをとるための方法として代表的なものといえば「テレアポ」「営業メール」ではないでしょうか。今回は、この中でも営業メールにフォーカスして解説していきたいと思います。

営業メールは電話営業に比べて受付突破の必要がなく、また相手が会議に入っていたり、そもそも営業時間外である場合にもアプローチすることができるため、人によっては喜ばれるケースもあります。

しかし一方でメールとは「データ」ですから、書き方を間違えてしまうと重大な問題にもなりかねないリスクの高いものでもあります。また、営業を受ける側もメールなんて腐るほどきていますからスルーされる可能性も高いです。

今回はそんな営業メールを書く時に気をおさえておきたい3つのポイントについて解説すると共に、読んでもらえるメールを作るコツについてご紹介していきたいと思います。

まずはメールというメディアの特性を理解しよう

少し無駄話になりますが、「メディアの特徴」について考えたことはありますでしょうか。

例えば、チラシの裏に「すき」と書いて相手に渡した場合と可愛い装飾が施されたラブレターに「すき」と書いて相手に渡した場合では、同じ内容であるにも関わらず相手の受け取り方は違いますよね？このようにメディアそのものに意味があり、それは一般的に「常識」と言われるものによって変わってきます。

先程の例で言えば、チラシの裏は「メモ書きに使用するもの」という一般的に考えられていますから、「メモ書きで思いを伝えられてもチープな感じがする」と思われてしまうのです。一方のラブレターは「思いを伝えるためのもの」と認識されているため、受け取った相手は「本気で思いを伝えたいのだ」と感じるわけですね。

ただ、この特徴は受け取る相手によって変わってくるかもしれません。例えば、「私の国では、チラシの裏に思いを書いて伝えることが縁起が良いとされているの。」なんて外国人がいたらどうだろうか。そんな倹約国家があるのであれば一度行ってみたいものだ。

本項では、恋愛講座をしたいわけでも民俗学について造詣を深めたいわけでもないので、そろそろメール営業の話に戻しましょう。同じように「メール」にもメディアとしての特徴があり、これは受け取り方によって異なります。

まず営業マンたる読者諸君がするべきことは、「メールを受け取った相手がどう感じるか」ということを考えることだ。その時不適切な要素があるのであれば、すぐにメール営業はやめたほうが良いでしょう。

メールアプローチの3つのコツ

細かいところまで書けば、もっとたくさんのコツがあるのだが、基本的には以下の3つがコツになる。

1. 件名ではキャッチーに呼びかける
2. 本文は分かりやすく簡潔に
3. 相手にして欲しいアクションを明確に

まず、メール営業でアポイントをとるところまでをゴールとするなら、そこまでには以下のようなアクションを相手にしてもらう必要がある。

1. 件名を見る
2. メールを開いてもらう
3. 本文を読んでもらう
4. 魅力的だと感じてもらう
5. 返信してもらう
6. 「話が聞きたい」と思ってもらう

つまり、最終的なゴール地点まで誘導するために、上記のようなステップを考えてメール全体を構成する必要があります。
WEBでは、CTA（Call to acition）なんて呼ばれているが、この考え方はメール営業でも同じです。

件名を見ていきなり「よしっ！商談だ！」なんてならないですからね。

さて、これを踏まえた上で営業メールのコツについて一つずつ解説していこう。

件名ではキャッチーに呼びかける

まず件名の役割は、その人の受信ボックスの中に多数あるメールの中から「見つけてもらうこと」そして「クリックしてメールを開いてもらうこと」です。

唐突だが皆さんはカクテルパーティ効果というものをご存知だろうか。これは心理学で有名な理論の一つで、周囲がうるさくても自分に語りかけているような会話は否が応でも耳に入ってしまうというものだ。

メールボックスというのも一種のカクテルパーティのような状況になっていて、特にWEB上に公開しているメーリングリストに入っていると膨大な量のメールで受信ボックスがいっぱいになることがある。営業メールなんてイチイチ全部読まないのだ。皆さんもご自宅のポストに投函されたチラシを一つ一つ入念にチェックしませんよね？

カクテルパーティ効果は文字列の中でも機能します。そのため、件名がイケてるかイケてないかで見られる見られないが変わってくることになります。そのため、件名をつくるのであればまずは相手に関係のある言葉お盛り込む必要があります。

例えば、「化粧品会社限定」とか、「マーケティング担当者様へ」とかですね。こういった文言を入れ込んでおけばまずは件名を読んでもらうことができます。

次に件名を読んでもらったとしても、開いてもらえばければ意味がありません。そのため、できる限りキャッチーな件名にしておくのが良いでしょう。まずは以下の例を見てみてください。

営業マンたる読者諸君も、上の件名は魅力的だと思わないだろう。なんか堅いし情報量も少ないためだ。一方の下の例なら、「増席するほど人気」「3倍アップや7つのノウハウ」などのキャッチーなタイトルがあるためです。

また、上記の例は少しわかりにくかったですが、一般的にタイトルは長くても20文字以内が理想的です。有名な話ですがYahoo!ニュースのタイトルは全て13文字におさめられています。しかしやりすぎは禁物です。やりすぎては「迷惑メール」や「詐欺」と判別されてしまうからですね。

本文は分かりやすく簡潔に

続いては本文についてです。本文の役割は、「読んでもらうこと」「魅力的に感じてもらうこと」です。

読んでもらうためには、「簡潔」に「分かりやすく」です。まず、はちゃめちゃな文章では理解しにくいため読んでもらうことができませんし、分かりやすくなければ理解してもらえないまま閉じられてしまいます。

また、メールの構成についても重要です。読みやすい文章というのは、まず結論が先に来ます。厳しい会社の営業マンの読者諸君などは「結論から言え」と教えられてきたと思います。

それと同じでメールも結論から言え。です。忙しい時間を削って「メールを読んでもらっている」のですから、まずは結論。これが重要です。

• 挨拶
• メールで伝えたいこと
• 詳細や得られる結果について

相手にして欲しいアクションを明確に

最後に、相手にして欲しいことを明確にしておきましょう。いかにメールの内容が魅力的だと思ってもらっても、「で？どうすればいいの？」となってしまっては非常に持った得ないです。

相手にして欲しいアクションを明確にするというのは、具体的に「このメールアドレスまでご返信ください」とか「お電話ください」とか「WEBからお申込みください」などを書いておくことです。

例えば以下のような悪い例をチェックしてみましょう。

おそらく多くの読者諸君が、「は？何がよろしくお願いしますなの？」と思われたことでしょう。極端な例ですが、これでは「何をしたらいいの？どこから問い合わせたらいいの？」と思われてしまいます。アクションはできるだけ何をして欲しいかを明確にして、さらに障壁が少ないほうが理想的です。

例えば、「興味がある方はどんな些細なことでも良いのでこのボタンを押してください。」くらいだとお手軽なのでやりやすいですね。

これはやっちゃだめ！おすすめしない営業メールの例

以下では、一例ではありますがよくあるNG例をご紹介していきたいと思います。

まずはお会いして説明させてください

結構気軽にお会いしたがる人がいますが、会ったこともないのにいきなり時間を割こうなんて思う人っているでしょうか？

最早営業マンの当たり前の手法となったフット・イン・ザ・ドアに倣えばまずはレスポンスをもらうことが喫緊の課題です。

忙しい人ほど時間の価値というものをわかっているものです。タイムイズマネーと言うくらいですから、特に経営のレンジにいる人ほど「時間はお金よりも貴重」ということを理解しています。一部からは暴論だと言われそうではありますが、「時間をください」は「お金ください」と同じことだと考えましょう。

まずは会いに行かずとも説明できる範囲でメリットを理解してもらうために努めるべきです。

例えばオンライン商談ツールなどを活用してみるのも一つの手ですね。

本文が長ったらしい

「ビジサポだって長ったらしい記事書いているではないか！」と思われるかもしれないが、そのとおりだ。できれば簡潔にまとめたいのだが、書きたいことが多くなってしまうので、どうか怒りをおさめて欲しい。

長ったらしい文章というのは、どうしても見る気が失せてしまいます。メールにて伝えるべきことは、「うちの製品やサービスは御社にとってメリットがあります」ということだけなのですから、そのために長ったらしい文章は必要ありません。

メリットが伝えられる最低限の長さに収めるなり、箇条書きを利用するなど読みての立場を考えて文章を構築するようにしましょう。

ダサい挨拶文

こんな文章を書いてしまう人もいます。
私たちは、企業さまへの「いい出会い」を創出することをコンセプトにサービスを提供しています。

メールを受け取る側からしたら「あなたの会社の企業理念なんて知ったこっちゃないです」なのです。

もちろん、担当者が「おお！その企業理念すごく共感した！いやぁ！ぜひともお会いしたい！」――などとアツい暇人なのであれば良いですが、皆忙しい中働いているのです。必要ないものは切り捨てていきましょう。

まとめ

何事もそうですが、徹底した顧客目線を追求していれば必ず良いものができてきます。

それはテレアポのトークスクリプトでもメール営業でも同じこと。読み手・聞き手の立場に立って、どうすればうまく伝わるのか、どうすればメリットを理解してもらえるのかを徹底的に考えてみましょう。